8 steg for årsmøte og generalforsamling

For boligselskaper som har forberedelse og gjennomføring av årsmøte og generalforsamling som en del av sin forretningsføreravtale, vil din forvaltningskonsulent i samarbeid med styret ta dere trygt gjennom prosessen. De samme stegene er aktuelle for styrene som skal gjennomføre dette på egenhånd.

Her har du 8 punkter Solibo bistår sine boligselskaper med for å lose dem igjennom årsmøte og generalforsamlingsprosessen.

1. Velg dato for møte
Din forvaltningskonsulent vil sende deg et forslag til møtedato. Styret skal videre bekrefte datoen, eller alternativt foreslå en annen dato dersom den ikke skulle passe for dere.

2. Forhåndsvarsel / Frist for innsending av saker
Når dato for møte er fastsatt er det klart for at et forhåndsvarsel kan sendes ut til deres eiere. Solibo sender ut forhåndsvarselet i god tid før møte. Et forhåndsvarsel gir informasjon om den fastsatte møtedatoen og en frist for eiere til å kunne melde inn saker til møte som er viktig for dem.

3. Rekruttering av styremedlemmer og varamedlemmer (ved styrevalg)
Styret bør så raskt som mulig engasjere valgkomitéen for å finne kandidater til nytt styre. Dersom det ikke er valgt en egen valgkomité, er det styret selv som gjør dette arbeidet. Les mer om valgkomiteen her.

4. Styregodkjenning og signering av regnskap
Solibo har ansvaret for å utarbeide årsregnskapet, som skal behandles i møte. Dette årsregnskapet sendes til styremedlemmer for godkjenning og signering i god tid før innkallingen skal sendes ut. Dersom regnskapet revideres av revisor, vil styreleder i tillegg motta en fullstendighetserklæring til signering.

5. Gjennomføring av styremøte

Behandling av innmeldte saker fra eiere og styrets egne saker
Etter at fristen for innsending av saker er utløpt må styret behandle disse sakene, og samtidig utarbeide og behandle saker styret selv ønsker å legge frem for årsmøte og generalforsamling. Vi anbefaler at et slikt styremøte holdes senest 20 dager før møte.

I en behandling av en sak anbefaler vi at styret vurderer følgende:

Vi anbefaler at styret har en dialog med eventuelle forslagsstillere omkring den innmeldte saken. På denne måten kan man om mulig oppnå en enighet mellom forslagsstiller og styret rundt hvordan en sak skal fremstilles eller også om saken kan trekkes og heller behandles på et styremøte. Vær imidlertid oppmerksom på om forslagsstiller har bekreftet at saken kan trekkes og om styret faktisk har fullmakt etter eierseksjonsloven eller borettslagsloven til å fatte et endelig vedtak i den aktuelle saken uten behandling på et årsmøte og generalforsamling.

Det er viktig å undersøke at saken er fremstilt på en måte slik at samtlige eiere forstår utgangspunktet og konteksten for det forslaget som fremmes. Påse at det er et tydelig forslag til vedtak i saken. Et godt formulert forslag til vedtak er en viktig del av innkallingen. Et godt forslag til vedtak skal sikre en effektiv løsning på utfordringen eller problemet, og bør samtidig gi et tilstrekkelig handlingsrom for styret. Dette er også viktig for en effektiv behandling, og at det kommer klart frem hva det ønskes skal voteres over.   

Legg inn eventuelt styrets vurdering og styrets innstilling til de innkommende sakene ved behov. Vi anbefaler dette, da det gir en bedre opplysning av saken og sikrer en effektiv behandling.

Solibo hjelper gjerne styret med å behandle de innkommende sakene og styrets egne saker, så ta kontakt med deres forvaltningskonsulent for tilbud om dette.   

Utarbeidelse av årsrapport
Styret er ansvarlig for å utarbeide en grundig årsrapport som oppsummerer aktivitetene og hendelsene styret har arbeidet med siden forrige årsmøte/generalforsamling, og arbeid styret har planlagt fremover. Denne informasjonen vil også være en viktig del av opplysninger som oppgis til meglerforetak ved salg av boliger i boligselskapet.

Valg av hvordan møte skal gjennomføres
Det følger av eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (4) at styret beslutter hvordan årsmøtet eller generalforsamlingen skal gjennomføres. Vi opplever at flere av våre kunder velger å gjennomføre årsmøte og generalforsamling på en annen måte enn fysisk. Generelt er det også en tendens at det er flere som deltar dersom møtet avholdes digitalt og/eller ved skriftlig avstemming. 

Dersom det kun skal behandles enkle saker som godkjenning av årsregnskap og valg av styre, er det normalt helt uproblematisk med en digital eller skriftlig behandling. Ved behandling av mer komplekse og prinsipielle saker, som kanskje også medfører en åpen debatt under møte, er det kanskje mer hensiktsmessig å velge en mer tradisjonell møteform med fysisk oppmøte.

Vær imidlertid oppmerksom på at årsmøtet eller generalforsamlingen skal gjennomføres som et fysisk møte dersom minst to eiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det. 

6. Utarbeidelse og utsendelse av innkalling
Solibo utarbeider og sender ut en komplett innkalling til møte. Innkallingen inneholder en saksliste, tid og sted for møte, årsrapport, årsregnskap, evt. styrevalg og eventuelle innkommende saker fra eiere og styrets saker. I tillegg følger det med fullmaktsskjema dersom enkelte eiere ikke har anledning til å delta selv. Innkallingen sendes tidligst ut 20 dager før møte og senest 8 dager før.

7. Gjennomføring av årsmøte og generalforsamlingen
Styrelederen leder årsmøte eller generalforsamlingen med mindre møte velger en annen møteleder. En representant fra Solibo leder gjerne møte deres, uten ekstra kostnad.
Alle eiere har rett til å delta på møte med forslags-, tale-, og stemmerett. Ektefelle, samboer eller et annet medlem av husstanden til eieren har rett til å være til stede og til å uttale seg. En eier kan også møte ved fullmektig. Eieren har rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom et flertall på årsmøtet tillater det.

På selve møtedagen gjennomgås sakslisten, og Solibo vil presenterer blant annet regnskapet. Det er kun saker nevnt i innkallingen som skal behandles. Eierne har muligheten til å stille spørsmål og debattere sakene, før eierne går til votering av sakene. Det er viktig å opprettholde en respektfull tone og gi alle anledning til å uttrykke sine meninger.

Det er viktig å føre nøye protokoll over møte. Protokollen skal inneholde alle beslutninger som er fattet, samt resultatene av voteringer. Protokollen er dermed et viktig dokument som viser hvilke beslutninger sameie/borettslaget har fattet, og vil være et viktig styringsdokument for styret som er pliktig til å utføre vedtak gjort av årsmøte/generalforsamlingen. Representant fra Solibo fører gjerne protokollen.

8. Vel gjennomført møte / Møtet er hevet
Etter møtet skal protokollen signeres av valgt møteleder, protokollfører og protokollvitne. Når protokollen er ferdig signert av alle parter skal protokollen gjøres tilgjengelig for alle eiere. Styret har videre ansvar for at alle fattede vedtak som krever det, blir fulgt opp og gjennomført. Styret bør holde eiere oppdatert om gjennomføring av vedtakene på plattformer eiere normalt finner informasjon som gjelder sameiet/borettslaget.

Har styret behov for råd og bistand rundt vedtak som har blitt fattet, så står din forvaltningskonsulent klar til å høre fra dere.