Nytt HMS-system og årshjul i Solibo Home
Vi er stolte av å kunne introdusere den nye HMS og årshjuls modulen til styreportalen, skreddersydd for å hjelpe boligselskaper med å etablere sine HMS-rutiner.
Under kan du lese om de nye modulene samt hvordan du enkelt kommer i gang.
HMS-modulen
Enkelt å komme i gang og sette opp et opplegg for HMS
Ved hjelp av få trykk vil dere kunne sette opp et HMS-opplegg med rutiner og oppgaver som skal gjennomføres i et fast intervall. Dere har mulighet til å tilpasse HMS-rutinene etter eget behov, men vil også komme langt med forslagene som dukker opp.
Foreslåtte rutiner tilpasset boligselskapets attributter
Siden boligselskap er forskjellige er det naturlig nok ulike behov for rutiner og oppgaver. Ved førstegangsoppsett av HMS-modulen velger dere derfor attributter som er relevante for dere. Eksempler på attributter er blant annet lekeplass, heis og felles ventilasjonsanlegg. Basert på attributtene dere velger vil dere få opp forslag til rutiner tilpasset for deres boligselskap.
Hvis dere på et senere tidspunkt ønsker å legge til eller fjerne attributter, går dere til innstillinger og endrer dette her. Rutine-forslagene som er tilknyttet attributtet vil da forsvinne fra fremtidig gjennomføring, og tidligere gjennomføringer vil likevel vises i årsrapporten.
Fordele ansvaret for rutinene
Alle rutiner som kommer opp som forslag, eller som dere selv oppretter, velger dere et ansvarlig styremedlem for. Det opprettes repeterende oppgaver basert på intervallet på rutinen, og det ansvarlige styremedlemmet vil få opp oppgavene i Oppgaver-modulen når det er på tide å gjennomføre.
Årsrapport som gir oversikt over oppgaver utført i tidligere år
Under «Rapport» vil dere se status så langt i inneværende år, og her vil det også ligge rapporter fra tidligere år. Årsrapportene opprettes automatisk etter utløpet av et kalenderår. Dette gjør overlapping med et nytt styre smidigere, og det er enkelt å vise til hva slags arbeid som er gjort ved tilsyn.
God fremstilling av oppgaver som er forfalt
I dashbordet vil dere se et hjul som på en intuitiv måte viser hvordan dere ligger an med HMS-arbeidet. Her vil forfalte oppgaver synliggjøres, slik at dere kan ta tak i disse.
Lagre egen dokumentasjon for deres rutiner
På rutiner kan dere legge inn informasjon og dokumentasjon for hvordan dere skal gjennomføre rutinen i deres boligselskap. Rutineforslagene vil ha en standard beskrivelse, men dere har stor frihet i å tilpasse beskrivelsene slik at det fungerer godt for dere.
Årshjulet
Samtidig som vi lanserer HMS-modul med repeterende oppgaver/gjennomføringer av rutiner, er det naturlig å introdusere «Årshjul». I årshjulet kan dere opprette faste rutiner både tilknyttet HMS-arbeid, men også rutiner som er relatert til drift av boligselskapet eller styrearbeidet. Dette kan være rutiner dere ikke ønsker at skal inkluderes i HMS-rapporten deres.
Oversikt over alle gjentakende rutiner gjennom året
I årshjulet får dere en enkel oversikt over gjentakende rutiner som er planlagt og når på året disse skal utføres.
Bidrar til smidig overlapp med nytt styre
Siden rutinene beholdes i styreportalen når gammelt styret går av, kan nytt styre gå inn og legge til nye ansvarlige. Rutinene beholdes som før.
Få god oversikt og spre oppgaver ut gjennom året
Med årshjulet ser dere når de ulike rutinene skal gjennomføres gjennom året. Dere får en god oversikt for enkelt å tilpasse rutinegjennomføringer utover i året etter ønske.
Hvordan komme i gang
Det er enkelt å ta i bruk HMS-modulen, og det er lite arbeid å sette opp et standardisert HMS-opplegg. Her er en enkel guide for hvordan dere kommer i gang:
Velg attributter i deres boligselskap for å få opp autogenererte rutiner tilpasset deres behov
Huk av det dere har, for eksempel heis, lekeplass og/eller felles ventilasjonsanlegg.
Er dere i tvil om et attributt passer inn, kan dere velge det nå for å få opp rutinene og eventuelt gå til innstillinger for å fjerne attributtet etterpå.Deretter tas dere videre til Dashboard for å aktivere HMS-rutinene
Her vil dere finne de autogenererte rutinene. Dere velger hvilket styremedlem som skal være ansvarlig for rutinen og startdato på rutineforslagene. Ansvarlig styremedlem vil få oppgaver i Oppgaver-modulen når det er på tide å gjennomføre dem.Legg til egne rutiner eller endre rutinene dere opprettet i forrige steg
Gå til Rutiner for å legge til egne rutiner og for å endre detaljer på eksisterende rutiner. Dere kan endre beskrivelse av rutinen, laste opp tilhørende dokumenter, legge til leverandører, endre intervall for gjennomføring og starttidspunktet for rutinen.
Dere er nå ferdige med oppsettet og kan lene dere tilbake frem til det er på tide å gjennomføre HMS-oppgavene.
Oversikt over kommende oppgaver
HMS-oppgaver som skjer de neste 30 dagene, vil dere finne i Dashboard. I den nye modulen Årshjul vil dere også kunne se oppgaver lengre frem i tid og hvordan de er fordelt gjennom året. I Årshjul-modulen kan dere også opprette andre rutiner som faller utenfor HMS-kategorien og som ikke skal inkluderes i HMS-rapportene.
Oppgaver
Det opprettes en oppgave for hvert intervall av rutinene dere har etablert. Disse blir løpende tilgjengeliggjort og administreres i Oppgaver-modulen.
Når du har gjennomført oppgaven registrerer du datoen for når oppgaven ble utført.
Det er også mulig å redigere oppgaver og rutiner fra en oppgave, ved hjelp av tre prikks menyen på oppgaven. Du kan via menyen gjøre følgende:
Endre hvem som er ansvarlig for oppgaven (som et engangstilfelle eller permanent for hele rutinen).
Endre beskrivelsen av oppgaven (som et engangstilfelle eller permanent endre rutinen).
Endre frist for oppgaven (som et engangstilfelle).
Klikke deg direkte til rutinen som trigger oppgaven.
Sjekk status på HMS-arbeidet
For å sjekke status på HMS-arbeidet går du til Dashboard i HMS-modulen. Her vil dere se HMS-scoren deres så langt i år, og oppgaver som er forfalt. Forfalte oppgaver vil trekke ned HMS-scoren.
På rapporter kan dere også følge status på HMS-arbeidet så langt i år. Det vil også lages en årsrapport etter utgangen av kalenderåret, som vil bli liggende som historikk for utført HMS-arbeid i tidligere år.
Endre rutiner
Rutinene kan endres under HMS-rutiner. Her kan dere endre intervall for gjennomføring, dokumentasjon av rutinen og hvem som er ansvarlig for rutinen.
Dere kan slette egenopprettede rutiner dersom denne ikke er aktuell i boligselskapet lengre. Autogenererte rutiner fjernes ved å fjerne attributtet under innstillinger som rutinen hører til. Tidligere utførte oppgaver vil vises i årsrapporten, men fremtidige oppgaver knyttet til rutinen slettes.