Fordelene med forretningsfører i små borettslag og sameier

Forretningsførsel er en tjeneste som forenkler styrets hverdag. Forretningsfører tilfører styret den kompetansen og de systemene de trenger for å kunne drive sameiet eller borettslaget godt og effektivt. I tillegg avlaster forretningsfører styret direkte, for eksempel gjennom å ta ansvar for føringen av regnskapet og kommunikasjon med meglere ved salg av bolig.

Fordelene med at noen utenfor boligselskapet håndterer økonomien

Mange mindre boligselskap velger å føre regnskapet sitt selv. Det er flere ulike grunner til at man velger å gjøre det slik, men det kan ofte være en fordel å finne noen utenfor boligselskapet til å ta seg av regnskapet.

1. Man er ikke avhengig av å ha regnskapskyndige i boligselskapet

Dersom man fører regnskapet selv er man avhengig av å ha noen som bor i sameiet eller borettslaget som både er villig til, og har regnskapsforståelse nok til å kunne løse oppgaven. Uavhengig om man setter opp et fullverdig regnskap, eller om man fører oversikt over inn- og utbetalinger, bør man ha en viss forståelse for økonomi. Man er dermed ganske sårbar dersom den som sitter med regnskapet i boligseselskapet flytter.

2. Noen andre tar seg av det som må sendes inn i Altinn

Som hovedregel skal alle boligselskap rapportere tredjepartsopplysninger til skattemyndighetene. I tredjepartsopplysningene skal alle eiere sin andel av felles inntekter, utgifter, formue og gjeld fylles ut og sendes inn i Altinn. Dette kan for mange oppfattes som en krevende oppgave - dersom man velger å sette bort regnskapet til noen utenfor boligselskapet tar de seg av rapporteringen.

3. Man slipper å kreve inn felleskostander

For at boligselskapet skal kunne driftes forsvarlig er man avhengig av å ha en god nok likviditet. Boligselskapets eneste inntektskilde er som regel felleskostnadene, så man er nødt å passe på at alle betaler inn det de skal til rett tid. Dersom man fører regnskapet selv, må man også stå for innkreving av penger selv. Dette kan fort bli ubehagelig dersom det er ens nærmeste nabo eller en man møter på i bakgården fra tid til annen som skylder penger.

4. Man setter bort administrasjon

I Brønnøysundregistrene står både styreleder og styremedlemmer oppført. Ved skifte av styre må dette oppdateres, slik at all post og alle hendvendelser mottas av rett person. Ved salg av boliger i boligselskapet må også styret utgi megleropplysninger om boligen til eiendomsmegler.

Hvorfor velge en forretningsfører og ikke en regnskapsfører?

En forretningsfører er spesialisert på sameier og borettslag. I motsetning til et regnskapskontor, forvalter en forretningsfører kun boligselskap, og kan tilby mer spissede tjenester, ofte til en lavere pris. En god forretningsfører tilfører så stor verdi til sameiet at det utvilsomt lønner seg å ha denne tjenesten for styret, derfor har også de aller fleste sameier og borettslag dette. Det kan variere mye hva forretningsførsel kan inneholde hos ulike aktører, så videre tar vi for oss hva man får med Solibo som forretningsfører.

1. Tilpasset rådgivning

Med Solibo som forretningsfører får man tildelt en fast kontaktperson som kan hjelpe styert med større og mindre ting de måtte lure på. Våre forvaltningskonsulenter har erfaring fra å bistå mange ulike selskap med de utfordringer og problemstillinger de måtte ha.

2. Enkel tilgang på tilleggstjenester ved behov

For at hverdagen som styreleder eller -medlem skal være så enkel som mulig, vil det for noen være nødvendig å ta i bruk tilleggstjenester - enten permanent eller i kortere perioder.

Planlegging og gjennomføring av vedlikeholdstiltak er en sentral del av jobben som må gjøres i et styre, uavhengig om bygget til boligselskapet er gammelt eller nytt. Det kan være vanskelig å vite hva som bør gjøres og til hvilken tid dersom man ikke har inngående kunnskap om bygg. Solibo tilbyr flere ulike vedlikeholdstjenester: Vedlikeholdsplan, Ivareta Vedlikehold og Vedlikeholdspartner.

Fra tid til annen kan man også ha behov for rådgivning i større saker eller i tvister - enten med leverandører eller beboere. Da kan det være tryggende for styret med bistand fra noen som kan lovverket og har tyngre, faglig kompetanse utover det man har i eget styre.

Alle tilleggstjenester kan man selvfølgelig bestille uavhengig av om man har forretningsfører eller ikke, men det kan være fordelaktig å ha alt samlet på et sted. Det vil dessuten være enklere for en forvalter som kjenner boligselskapet å kunne si noe om hvilke tjenester man faktisk trenger, og hvilke som ikke er nødvendige.

3. Skreddersydd regnskap

En forretningsfører fører kun regnskap for boligselskap, og regnskapet er stilt opp slik at brukeren skal forstå og få mest mulig nytte av det.

4. Budsjettforslag

Som en del av avtalen setter forvalter, i samråd med regnskapsavdelingen, opp et budsjettforslag hver høst. Her tas det høyde for prisjusteringer, samt planlagte utgifter. Dette er ment for å hjelpe styret til å finne riktig nivå på felleskostnadene, slik at man opprettholder en sunn og god økonomi.

4. Økonomisk rapport

Boligselskapet får også utarbeidet en økonomisk rapport hver høst. Dette er for å få bedre forståelse av økonomien, da det kan bli lenge mellom hvert årsregnskap.

6. Portal

Vi har utviklet vår egen styreportal - Solibo Home. Som forretningsførselskunde hos oss får man satt opp portalen klar til bruk. En styreportal er et nyttig verktøy for styrene, uavhengig av størrelsen på boligselskapet. Her kan man enkelt kommunisere med beboere og leverandører. Man får en enkel oversikt over økonomien og alle møter og møtereferat blir lagret. Dette gjør at man bevarer historikken i boligselskapet til fremtidige styrer.