FDV-dokumentasjon i borettslag og sameier

Når nye borettslag og sameier oppføres av utbyggere følger det med FDV-dokumentasjon bestående av mange tusen dokumenter. Her kan du lese mer om hva FDV-dokumentasjon er, hvorfor det er nyttig, og hva styret kan og bør bruke dokumentasjonen til.

Hva er FDV-dokumentasjon?

FDV står for:

F – Forvaltning

D – Drift

V – Vedlikehold

Forvaltning

Forvaltning omfatter administrative oppgaver som avtaleforvaltning, økonomisk planlegging og styring, personaladministrasjon med mer. Når man i dagligtale omtaler FDV-dokumentasjon for eksempelvis et nybygd sameie er det hovedsakelig drifts- og vedlikeholdsdelen av FDV-begrepet man har interesse av.

Drift

Drift omfatter de oppgaver og rutiner styret i borettslaget må sørge for at blir utført for at bygget og tekniske installasjoner skal fungere som tiltenkt. Under dette begrepet finner man renhold, renovasjon, vaktmester, samt serviceleverandører på heis, ventilasjonsanlegg, sprinkleranlegg, fjernvarmeanlegg med videre.

Vedlikehold

Vedlikehold omfatter de oppgaver og det arbeid som må gjøres for å opprettholde kvaliteten på bygningen, slik at alt fungerer etter hensikten. Grenseskillet mellom drift og vedlikehold er ikke krystallklart. Det er vanlig å skille mellom løpende og periodisk vedlikehold.

Kilde: Store norske leksikon (parafrasert av Solibo).

Alle produsenter har krav på seg til å utarbeide FDV-dokumentasjon på det de produserer, så det skal finnes FDV-dokumentasjon på absolutt alle bygningsdeler i bygget. I FDV-dokumentasjonen skal man finne teknisk data om produktet, samt informasjon om hva man selv skal gjøre for å vedlikeholde produktet i henhold til produsentens anbefalinger. Noen FDV-dokumenter er korte og enkle, slik som denne FDV-dokumentasjonen for et vindu, mens andre er mer omfattende, slik som denne FDV-dokumentasjonen for en garasjeport.

Hvorfor er FDV-dokumentasjonen nyttig for styret i borettslaget?

Strukturering av drifts- og vedlikeholdsoppgaver

Ved å systematisk gå gjennom den FDV-dokumentasjonen som følger bygget kan man strukturere de drifts- og vedlikeholdsoppgaver man må utføre for å sørge for at alle byggets deler fungerer som tiltenkt, og holder ut forventet levetid. En metode er å gå gjennom all FDV-dokumentasjon og trekke ut konkrete oppgaver, og systematisere disse i en tabell med intervaller. Deretter kan man fordele ansvaret for å utføre oppgavene mellom styret, vaktmester og dugnad.

Dokumentasjon på produkter og leverandører

Et annet nyttig bruksområde er som oppslagsverk ved uønskede hendelser. Det kan for eksempel være at en seksjonseier har knekt vindusvrideren. Dersom bygget er mer enn 5 år gammelt har man ikke lenger reklamasjonsadgang ovenfor utbygger, og seksjonseier er ansvarlig for å vedlikeholde denne bygningsdelen. Selv om det er seksjonseier som er ansvarlig, og ikke styret, har styret bedre forutsetninger til å finne frem til informasjon om produktet. Det er også mer kostnadseffektivt at styret henter ut denne informasjon fra FDV-portalen levert av utbygger, og tilgjengeliggjør det i sameiets styreportal, enn at hver enkelt seksjonseier skal forske seg frem til denne informasjonen ved å ringe rundt til mulige leverandører.

Hva er utfordringen for styret?

Det er flere forhold som gjør det utfordrende for styret å gjøre dette i praksis.

Avanserte og kompliserte FDV-dokumentasjonssystemer

Systemene FDV-dokumentasjonen leveres på er ikke utviklet med hensyn på å være mest mulig intuitiv for styrene i borettslagene og sameiene, men for å være et strukturelt system der utbygger kan levere fra seg all dokumentasjon. Det er ikke spesielt kostnadseffektivt at styrene, som hyppig skifter, skal bruke tid og penger på kompetanseheving i disse systemene.

FDV-dokumenter har ikke et standardisert format

Som man kan se av eksempeldokumentene lenger opp i denne artikkel er det ikke noe standardisert format på FDV-dokumentasjon. Det kan være krevende å navigere seg i mer omfattende dokumentasjon, og det hjelper å ha sett en del dokumentasjon tidligere for å raskt se hva som er relevant i dokumentet.

Det må gjøres kost-/nytte-vurderinger på hva man skal innføre rutiner for

Om man ukritisk omsetter alle oppgaver oppgitt i FDV-dokumentasjon til rutiner vil det trolig bli uhåndterlig mye for styret å følge opp, eller en unødvendig kostbar avtale med vaktmester. Produsentene oppgir heller noen oppgaver for mye enn for lite, fordi de er opptatt av at nettopp deres produkt blir ivaretatt på en best mulig måte, slik at noe av ansvaret flyttes fra produsent til forbruker. Derfor bør man vurdere den faktiske nytten av de oppgavene som er oppgitt før de settes i et system. Dette kan også være utfordrende for styret om man har lite eller ingen erfaring eller fagkompetanse.

Dersom styret har et ønske om å omsette FDV-dokumentasjonen til faktisk drift og vedlikehold, men ikke vet hvor de skal begynne, kan vi hjelpe dere med dette. Dette er en av mange oppgaver vi kan løse i rammen av tjenesten Vedlikeholdspartner, der dere har en fast rådgiver som jobber for å ivareta drift og vedlikehold i borettslaget deres, måned etter måned. Med denne avtalen kan vi også svare ut de henvendelser som kommer fra beboere som omhandler drift og vedlikehold.