Fire gode råd til årsmøtet i deres sameie eller borettslag
Av Erlend Glad, advokat i Solibo
Årsmøtet eller generalforsamlingen er den største årlige begivenheten i et sameie eller borettslag. Det er flere oppgaver som må utføres i prosessen, både under forberedelsen og selve gjennomføringen.
Her er fire gode råd for hvordan man gjennomfører årsmøtet i deres sameie eller borettslag.
Innhold
Forbered møtet i god tid i samråd med forretningsfører
En god innkalling er avgjørende for et godt møte og gode avgjørelser
Møtet avholdes fysisk eller på annen forsvarlig måte
Gjennomfør møtet på en ryddig og effektiv måte
Forbered møtet i god tid i samråd med forretningsfører
Eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (1) fastslår at henholdsvis ordinært årsmøte og generalforsamling skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned. De fleste gjennomfører ordinært årsmøte eller generalforsamlingen i perioden mars til mai.
En av de viktigste oppgavene for forretningsfører er å bistå styret med å planlegge og forberede årsmøtet eller generalforsamlingen. Solibo følger opp styret tett og kommer både med forslag til tentativ dato for møtet, varsler eierne om møtet og frist for innmelding av saker, utarbeider årsregnskapet og sender den formelle innkallingen til møtet.
Det følger av eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (1) at styret på forhånd av ordinært årsmøte og generalforsamling skal varsle eierne om dato for møtet og om siste frist for å innlevere saker som ønskes behandlet på møtet.
Mange styrer venter til siste liten med å sende ut forhåndsvarselet, og kommer dermed gjerne i tidsnød før møtet. Dette påvirker saksforberedelsene og medfører unødvendig stress i prosessen.
Forhåndsvarselet bør sendes ut på et så tidlig tidspunkt som mulig, og med en slik frist at styret får tid til å behandle eventuelle innmeldte saker. Det bør som en enkel tommelfingerregel settes av tid til minst ett styremøte der både innmeldte saker, årsregnskap og årsmelding kan behandles og vedtas.
Når et forslag er fremsatt innen fristen, skal forslaget tas med i innkallingen til møtet, jf. eierseksjonsloven § 43 femte ledd og borettslagsloven § 7-7 (2). Styret bør også vurdere å ta med saker som er meldt inn kort tid etter fristen eller i god tid før innkallingen skal sendes ut. Slik kan man unngå interne konflikter med beboere og heller få saken behandlet og ut av verden med det samme.
Styret bør nøytralt gjengi forslagsstillers saksfremstilling og forslag til vedtak akkurat slik dette er fremmet. Styret har imidlertid rett til å ta inn sin egen saksfremstilling og forslag til vedtak dersom de er uenige med forslagsstiller eller ser behov for å tilføye noe eller oppklare eventuelle misforståelser.
Vi anbefaler at styret har en dialog med eventuelle forslagsstillere før innkallingen utformes og sendes ut til eierne. På denne måten kan man om mulig oppnå en enighet mellom forslagsstiller og styret rundt hvordan en sak skal fremstilles eller også om saken kan trekkes og heller behandles på et styremøte. Vær imidlertid oppmerksom på om forslagsstiller har bekreftet at saken kan trekkes og om styret faktisk har fullmakt etter eierseksjonsloven eller borettslagsloven til å fatte et endelig vedtak i den aktuelle saken uten behandling på et årsmøte.
Solibo håndterer store deler av prosessen med forberedelse av årsmøte og generalforsamling, og holder en tett dialog med styret. Med vår kompetanse og erfaring er dere i trygge hender.
En god innkalling er avgjørende for et godt møte og gode avgjørelser
Den viktigste delen av forberedelsene til årsmøtet eller generalforsamlingen ligger i arbeidet med innkallingen til møtet. Sagt på en annen måte - en ryddig og gjennomtenkt innkalling legger det beste grunnlaget for et godt møte og gode avgjørelser.
Det er viktig å fremstille en sak på en slik måte at samtlige eiere forstår utgangspunktet og konteksten for det forslaget som fremmes. Dersom styret for eksempel fremmer en sak om et større vedlikeholdsprosjekt, så er det avgjørende å få eierne til å forstå at vedtaket er helt nødvendig. Det kan ofte være en fordel å heller gi for mye enn for lite informasjon. En typisk årsak til at en sak ikke oppnår tilstrekkelig flertall på årsmøtet er nettopp at de fremmøtte er usikre på hva de faktisk stemmer over.
Et godt formulert forslag til vedtak er en viktig del av innkallingen. Under et fysisk møte vil forslagsstiller kunne gi en nærmere muntlig redegjørelse for saken og gjøre visse endringer på forslaget til vedtak, men man bør ta sikte på at innholdet i innkallingen skal være godt nok både for sakens innhold og det vedtak som fremmes.
Forslaget til vedtak bør sikre en effektiv løsning på utfordringen eller problemet. Styret er valgt til å drifte boligselskapet, og som regel vil det være mest hensiktsmessig at årsmøtet eller generalforsamlingen gir styret fullmakt til å følge opp en sak videre innenfor visse rammer.
For eksempel at årsmøtet fatter et prinsippvedtak om at en seksjonseier skal kunne få kjøpe deler av fellesareal i sameiet til noen gitte vilkår, og at årsmøtet samtidig gir styret fullmakt til å inngå en formell utbyggingskontrakt med seksjonseier der de prinsipielle vilkårene og øvrige detaljer er regulert.
Et annet eksempel er at generalforsamlingen i et borettslag vedtar et stort vedlikeholdsprosjekt med en estimert ramme, men overlater til styret å forhandle videre med aktuelle entreprenører. I tillegg kan det være en fordel at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å sikre tilstrekkelig finansiering av prosjektet, enten gjennom låneopptak eller ekstraordinær innbetaling fra eierne. Finansieringsmetoden kan være av prinsipiell betydning for mange eiere, og valget av løsning bør ofte legges frem til avstemming på generalforsamlingen.
Kort oppsummert bør man tenke på følgende i forbindelse med utarbeidelse av innkallingen:
Påse at alle faste punkter for det ordinære årsmøtet er tatt med
Innmeldte saker skal inn i innkallingen med mindre forslagsstiller trekker saken
Styret kan med fordel gi sin egen innstilling til alle innmeldte saker fra eierne
Styret må lage en skikkelig saksfremstilling som tydelig viser bakgrunnen for deres forslag
Forslag til vedtak må innebære en effektiv løsning og tilstrekkelig handlingsrom for styret
Det følger av eierseksjonsloven § 43 første ledd og borettslagsloven § 7-6 (1) at styret innkaller til årsmøtet med et varsel som skal være på minst åtte og høyst tjue dager.
For å unngå spørsmål om innkallingen til møtet har vært lovlig, så bør man ha som en fast regel at man sender ut innkallingen slik at eierne har denne i hende senest åtte dager før møtet. Ved utsending via epost er dette sjelden en utfordring.
Vi i Solibo står klare til å bistå styret med å utforme gode innkallinger, og kan være behjelpelig med å utforme både saksfremstilling og gode forslag til vedtak i samråd med styret. Erfaringsmessig er det mye tid og ressurser å spare på å la oss bistå tett i forberedelsen av årsmøtet.
Møtet avholdes fysisk eller på annen forsvarlig måte
Det følger av eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (4) at styret beslutter hvordan årsmøtet eller generalforsamlingen skal gjennomføres.
Bestemmelsen trådte i kraft 1. april 2021 som følge av utfordringene med fysiske møter under koronarestriksjonene. Det er imidlertid ikke noe vilkår at det må være en spesiell situasjon eller forhold som begrenser muligheten til å avholde fysiske møter. Styret kan uavhengig av slike forhold avgjøre at årsmøtet eller generalforsamlingen skal avholdes på en annen måte en fysisk.
Dersom årsmøtet eller generalforsamlingen ikke skal gjennomføres som fysisk møte, må styret sørge for en forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte og generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å bekrefte deltakernes identitet. I praksis er det forretningsfører som tilrettelegger for og bidrar til en forsvarlig gjennomføring av årsmøte og generalforsamling.
Vi opplever at flere av våre kunder velger å gjennomføre årsmøte og generalforsamling på en annen måte enn fysisk. Generelt er det også en tendens at det er flere som deltar dersom møtet avholdes digitalt eller ved skriftlig avstemming.
Dersom det kun skal behandles enkle saker som godkjenning av årsregnskap og valg av styre, er det normalt helt uproblematisk med en digital eller skriftlig behandling. Ved behandling av mer komplekse og prinsipielle saker, som kanskje også medfører en åpen debatt under møtet, er det kanskje mer hensiktsmessig å velge en mer tradisjonell møteform med fysisk oppmøte. Det er styret, gjerne i samråd med forretningsfører, som avgjør hvordan møtet skal gjennomføres.
Vær imidlertid oppmerksom på at årsmøtet eller generalforsamlingen skal gjennomføres som et fysisk møte dersom minst to eiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det.
Styret kan sette en frist for når et krav om fysisk møte kan settes frem. Fristen kan tidligst løpe fra eierne har blitt informert om hvilke saker årsmøtet skal behandle, og må være så lang at eierne får rimelig tid til å vurdere om de skal fremme krav om fysisk møte.
Vi i Solibo informerer om denne muligheten både i forhåndsvarsel og i senere innkalling til møtet, og blir enig med styret om en siste frist for å fremsette krav om fysisk møte.
Gjennomfør møtet på en ryddig og effektiv måte
Etter innkallingen er utarbeidet og sendt eierne, er det bare å vente til dagen for årsmøtet eller generalforsamlingen kommer. Møtet kan kun behandle saker som er nevnt i innkallingen, med mindre noe annet fremgår av loven eller vedtektene.
Alle eiere har rett til å delta på møtet med forslags-, tale-, og stemmerett. Ektefelle, samboer eller et annet medlem av husstanden til eieren har rett til å være til stede og til å uttale seg. En eier kan også møte ved fullmektig. Fullmakten kan når som helst tilbakekalles. Eieren har rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom et flertall på årsmøtet tillater det.
Styrelederen leder årsmøtet eller generalforsamlingen med mindre møtet velger en annen møteleder. Mange velger å la en representant fra Solibo fungere som møteleder. For å sikre en korrekt og effektiv gjennomføring av møtet, så anbefaler vi gjerne at vi håndterer møterollen. Dette er det imidlertid helt opp til årsmøtet selv å avgjøre.
Selv om det ikke fremgår direkte av verken eierseksjonsloven eller borettslagsloven, anbefaler vi at man opererer med noen enkle møteregler under årsmøtet, herunder at:
Alle deltakerne har en høflig og saklig tone med hverandre
Alle holder seg til de sakene som behandles iht. innkallingen
Møteleder kan gripe inn for å sikre en effektiv fremdrift i møtet
På samme måte som ved forberedelsen til møtet og utarbeidelse av innkallingen, er det svært viktig å tenke nøye gjennom de vedtak som fattes under møtet.
Med godt forberedte saker og forslag til vedtak, vil man normalt ha lagt det nødvendige grunnlaget for å sikre gode avgjørelser. Ved endringer eller tillegg til det opprinnelige forslaget til vedtak, har møteleder et særskilt ansvar for å lede prosessen på en ryddig måte og bidra til at møtet fatter gjennomtenkte og tydelige vedtak som hindrer senere tvil eller tvist om hva som faktisk ble vedtatt.
Solibo forenkler styrets hverdag og øker boligselskapets verdier
Vår visjon er å forenkle styrets hverdag og øke boligselskapets verdier. Denne visjonen er gjennomgående i den servicen og tjenestene vi tilbyr og utvikler. Solibo vil alltid være i utvikling for å kunne yte best mulig tjenester og service til våre kunder.
Årsmøteprosessen kan være både tidkrevende og utfordrende, og derfor har vi et stort fokus på å ha effektive rutiner og tilby løsninger som forenkler denne oppgaven for styret. Med tett dialog og bistand under prosessen, er dere i trygge hender hos Solibo.